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Juli 10, 2025

Live-Status statt Nachtelefonieren: So digitalisieren Gutachter ihre Schadenfälle

Live-Status-Portal

Mit einem Live-Status-Portal ersetzen Sie Rückfragen per Telefon durch klare Statusmeldungen, automatische Updates und saubere Fristenkontrolle. Ergebnis: schnellere Abwicklung, weniger Medienbrüche und höhere Mandantenzufriedenheit – DSGVO-konform umgesetzt.

Warum Live-Status die Durchlaufzeit senkt

  • 1. Transparenz statt Recherche: Mandanten, Werkstatt und Kanzlei sehen jederzeit denselben Status – ohne Rückrufschleifen.
  • 2. Automatische Benachrichtigungen: Bei Eingängen/Änderungen gehen E-Mails oder Nachrichten raus (z. B. „Forderungsschreiben versendet“, „Rückfrage der Versicherung eingegangen“).
  • 3. Fristen im Griff: Wiedervorlagen und Eskalationen verhindern Liegezeiten.
  • 4. Daten an einer Stelle: Fotos, Gutachten, Belege, Schriftverkehr sind versioniert; das spart Suchzeit und Fehler.

Typische Workflow - vom Eingang bis Auszahlung

  1. Fallanlage (0–2 Std.)
    Upload von Schadenfotos, Stammdaten, Unfallhergang. Automatische Aktennummer, Verantwortliche und Fristen gesetzt.

  2. Prüfung & Dokumente (Tag 0–1)
    Checkliste führt durch fehlende Unterlagen (Fahrzeugschein, Vollmacht, Rechnungen).

  3. Forderungsschreiben (bis 48 Std.)
    Textbausteine + Vorlagen, Versand per E-Mail mit Zustellnachweis; Status wechselt auf „übermittelt“.

  4. Kommunikation mit Versicherung (laufend)
    Eingehende Schreiben werden direkt dem Fall zugeordnet; Rückfragen erzeugen Aufgaben, automatische Info an Mandant/Werkstatt.

  5. Abschluss & Auswertung
    Zahlungseingang erfasst, Dokumentation abgeschlossen, Kennzahlen fließen in das Dashboard (Durchlaufzeit, Kürzungsquote, Erfolgsquote).

Welche Funktionen braucht ein gutes Live-Status-Portal

  • Statusmatrix (z. B. Eingang → Prüfung → Schreiben versendet → Rückfrage → Zahlung): klar, selbsterklärend.

  • Automationen: E-Mail-/Webhook-Auslöser bei Statuswechsel, Frist fällig, Dokument X fehlt.

  • Rollen & Rechte: Mandant sieht nur eigene Fälle; Werkstatt sieht technische Punkte; Juristen erhalten Vollzugriff.

  • Dokumentenmanagement: Versionskontrolle, OCR-Suche, sicherer Link-Share.

  • Notizen & Aufgaben: Zuweisbar, mit Frist und Erinnerungen.

  • Export & Nachweis: PDF-Chronik pro Fall (wer hat wann was getan).

  • Datenschutz/Hosting: EU-Server, AV-Vertrag, Verschlüsselung at rest/in transit, Log-Protokolle.

Automatisierte Updates - Beispiele für Textbausteine

  • „Forderungsschreiben versendet“
    „Wir haben Ihr Forderungsschreiben an [Versicherung] am [Datum] versendet. Der nächste Status ist die Rückmeldung der Versicherung (typisch 7–14 Tage). Sie müssen aktuell nichts tun.“

  • „Rückfrage der Versicherung“
    „Die Versicherung bittet um [Dokument]. Laden Sie es bitte hier hoch: [Upload-Link]. Bei Fragen melden wir uns aktiv.“

  • „Zahlung eingegangen“
    „Die Zahlung über [Betrag] ist am [Datum] eingegangen. Wir schließen den Fall und senden Ihnen die Unterlagen.“

Tipp: Halte Bausteine kurz, klar, ohne Juristendeutsch. Ein Satz Ergebnis, ein Satz „Was jetzt?“.

DSGVO in der Praxis - kurz & konkret

  • Rechtsgrundlage: Vertrag/Einwilligung je nach Rolle (Mandant, Werkstatt), dokumentiert im Portal.

  • Datenminimierung: Nur fallrelevante Daten erfassen; automatische Löschkonzepte (z. B. 24 Monate nach Abschluss).

  • Transparenz: Portal-Hinweise + Datenschutzseite; Betroffenenrechte (Auskunft/Löschung) per Klick anstoßen.

  • Sicherheit: 2-Faktor-Login, verschlüsselte Links, Protokollierung von Zugriffen/Downloads.

KPIs, die zeigen, dass es funktioniert

  • Durchlaufzeit vom Eingang bis Forderungsschreiben (Ziel: ≤ 48 Std.)

  • Rückrufquote (soll sinken) & Antwortzeit auf Rückfragen

  • Kürzungsquote der Versicherung (soll sinken durch bessere Doku)

  • Mandantenzufriedenheit (Kurz-NPS nach Abschluss)

Umsetzung: so starten Sie in 5 Schritten

  • Prozess skizzieren (Statusstufen + Fristen + Verantwortliche).

  • Vorlagen/Bausteine sammeln (Forderungsschreiben, Rückfragen, Abschluss).

  • Rollen & Rechte definieren (Gutachter, Jurist, Werkstatt, Mandant).

  • Pilotfälle migrieren (10–20 Akten), Feedbackschleife.

  • Go-Live + Auswertung (KPI-Dashboard, kurze Teamschulung).

Wie informiere ich Mandanten ohne E-Mail-Flut?

Nutze „Digest-E-Mails“ (z. B. max. 1/Tag) oder nur bei Schlüsselereignissen (Forderung versendet, Rückfrage, Zahlung).

Kann ich Telefonate komplett ersetzen?

Nein – aber auf notwendige Gespräche reduzieren. Ein gutes Portal beantwortet 80 % der „Was ist der Stand?“-Fragen automatisch.

Wie binde ich Werkstätten ein?

Rolle „Werkstatt“ mit Upload-Recht für Fotos/Rechnungen und Leserecht für Status/Termine – kein Zugriff auf juristische Notizen.

Was kostet mich die Einführung?

Zeit vor allem für Vorlagen, Rollen und Schulung. Der Return kommt über kürzere Durchlaufzeit und weniger Rückfragen.

Schneller starten als die Konkurrenz

Unverbindliches Erstgespräch sichern – wir zeigen den Live-Status-Workflow an einem Beispiel und liefern Textbausteine mit.

Tags :

automatisierte updates, digitalisierung gutachter, schadenabwicklung digital, statusportal versicherung

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